Uwaga – bezpieczne przechowywanie dokumentów

Zwykle o ochronie dokumentów i naszych dóbr myślimy po fakcie lub gdy słyszymy, że kogoś spotkało jedno ze wspomnianych wydarzeń. Cała sztuka polega jednak na tym, by przygotować się na nieprzewidziane sytuacje wcześniej i uniknąć ewentualnych szkód.

Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej

Niektóre dokumenty obecnie są głównie w wersji elektronicznej, np: wyciągi z kont bankowych, kart kredytowych, potwierdzenia kupna polis ubezpieczeniowych itp.
Dokumenty, które otrzymujemy w wersji papierowej można skanować i przechowywać na dysku. I tutaj od razu powstaje problem zabezpieczeń, robienia regularnych backupów itp.

Dokumenty oraz inne dane (zdjęcia) można kopiować na płyty DVD, na zewnętrzne dyski twarde lub na serwery zewnętrzne. Jest coraz więcej usług dla klientów indywidualnych, oferujących wykupienie przestrzeni na wirtualnych serwerach i dostęp do danych z każdego miejsca, gdzie jest internet. Do wyboru mamy darmowe lub płatne usługi.

Przechowywanie dokumentów na papierze, płytach, dyskach itp

Każdy posiada jakieś dokumenty w formie papierowej, które warto zabezpieczyć. Do tego mogą dojść kopie naszych danych czy zdjęć na nośnikach typu CD/DVD, dyski twarde.
Jeśli zdecydujemy się na przechowywanie danych na nośnikach fizycznych, musimy zastanowić się, jak będziemy je chronić przed ewentualnym zniszczeniem. I tutaj w grę wchodzi: przechowywanie ich poza naszym miejscem zamieszkania, przechowywanie ich w skrzynce lub sejfie odpornym na ogień, wodę i ewentualne włamanie.
W zależności czego obawiamy się, możemy zabezpieczyć dokumenty i dane od konkretnego ryzyka.

Zabezpieczenie przed ogniem i wodą: można kupić małe skrzynki na dokumenty w rozmiarach A5 lub A4. Przed kupnem warto zwrócić uwagę na wielkość zewnętrzną, rozmiary wewnętrzne i wagę. Takie skrzyneczki mogą ważyć od 9 do 18kg. Poniżej linki do dwóch najpopularniejszych tego typu produktów na Amazon.co.uk.

Pierwszy to skrzynka o półgodzinnej ognioodporności: Sentry Safe 1160 Fire-Safe A4 Document Security Chest.
Drugi produkt to skrzynka o godzinnej ognioodporności, i wodoodporności: Sentry Safe F2300 Fire-Safe Waterproof Document and Media Chest . Skrzynki tego typu nie chronią przed kradzieżą.

Zabezpieczenie przed kradzieżą: jeśli mamy więcej dokumentów, danych lub cenne rzeczy, to można rozważyć kupno sejfu, który dodatkowo jest wodoszczelny i ognioodporny. Tak samo jak w przypadku skrzyneczek trzeba sprawdzić wymiary zewnętrzne i wewnętrzne sejfu oraz jego wagę. Sejf o pojemności 33 litrów, możne ważyć 50-60kg. Sejf o pojemności 50 litrów nawet do 100kg.

Według zaleceń ekspertów, sejf domowy powinien mieć ognioodporność do 2h. To oznacza, że w temperaturze 1080C sejf ma dopuszczalną temperaturę w środku dla dokumentacji papierowej 170C, a dla nośników magnetycznych 50C. Dodatkowo sejfy o odporności 120-minutowej są zwykle wodoszczelne.

Kolejne kryterium wyboru sejfu to jego rating ochrony wartości. Przykładowy „cash rating”: £1000 gotówka i £10 tys. wartość dóbr, £2000 gotówka, £20 tys. wartość dóbr itd. Im wyższy wskaźnik, tym wyższa cena.

Kolejne kryterium wyboru sejfu to rodzaj zamka. Do wyboru mamy zamek na klucz, elektroniczny zamek, szyfrowy mechaniczny (kolko do kręcenia jak na filmach), kombinowane (łączenie różnych rodzajów) lub dodatek biometryczny - czytanie odcisku palca.