Getting a British Deed Poll recognised in Poland
There are a number of documents relating to identity in Poland – marriage certificates, birth certificates, passports, identity cards and so on. For everything to do with identity the paper trail starts with a Polish birth certificate.

Therefore if you want to apply for confirmation of Polish citizenship the first thing you need to do as a foreigner is get a Polish birth certificate. However there is a problem if you have changed your name by Deed Poll because the Polish authorities won’t recognise it.

What is a Deed Poll?

In the UK changing your name is frighteningly easy. You just write a declaration on a piece of paper that from this day on you want to be known as X. You get a friend to sign it. Done. You can then send this off to your bank, the DVLA, the passport office and so on and go about getting your new name updated on their records. I was shocked at how easy the process was and a little concerned that it could be used by people to get a passport in somebody else’s name or for dubious purposes.

I guess this illustrates the main difference between UK and Polish bureaucracy – in the UK things can be done with ease and often via post/internet and the price we pay for that is identity theft. In Poland everything is more difficult, requires permission and must be done in person. Nobody here has ever heard of “identity theft”.

I changed my name via Deed Poll a few years ago when I decided to revert my surname back to my Grandfather’s original surname (he had changed it to a more English sounding one when he came to the UK after WW2).

UK Birth Certificates

In the UK the process is simple. You start life known as X. This is what is on your birth certificate and it is never changed. You change your name later on to Y but your birth certificate with X on is still valid.
Your true birth certificate is permanently held by the registry office where you were born. Your parents were issued a duplicate when you were born. If you lose it you can buy a new one for £7.

Result: Your passport now says your name is Y but your birth certificate says your name is X. This is a problem in Poland because your documents don’t match.

Polish Birth Certificates

Your true birth certificate is held by the Urząd Stanu Ciwilnego. Your parents were issued a “short summary” of this birth certificate. If you change your name it is done by getting a ‘decision’ from the USC. They then ammend your original birth certificate (there is a space for notations on it). They issue you with a new “short summary” birth certificate with your new name.

Result: Your passport now says your name is Y and your birth certificate now also says your name is Y. Your documents match.

Applying for a Polish Birth Certifcate as a person born outside Poland

As I have described above, your UK birth certificate does not match the name in your passport so the USC consider this as two different people. They won’t accept your Deed Poll because it was only validated by a witness and not by a notary or registry office. This is the exact problem I had. I spent a long time meeting with the director of my local USC who confessed that he didn’t know what to do and would have to research it. One month and a couple of phone calls to him later he told me to contact the Polish Consulate in London to get from them a document in Polish to say that my name had been changed in accordance with British law.

Polish Consulate London

I put in a few phone calls to the Polish Consulate in London. I eventually got hold of the legal department who told me that what I needed was an “apostille” from the British Foreign Commonwealth Office’s legalisation office. I would then need to get that translated into Polish along with my UK birth certificate and then my local USC would accept it.

Getting an Apostille from the FCO

After a quick read on the FCO website I found their document legalisation service. The process costs £33 which covers the £27 fee and £6 for recorded delivery return of documents (to a UK address or abroad). You can do the application either in person of by post. Current backlog for postal applications at time of writing is 1 week. Your Deed Poll first needs to be certified by a UK solicitor or notary. Most high street solicitors will do this for a fee of about £5.

I hope this blog post has been helpful. I am in the middle of getting my Apostille right now (as of 20th Aug 2008). I will update this post if I find out anything new or have any problems. Please leave a comment if this information has been of use, it’s nice to know if I am helping or not.

Moze sie przydac.

czyli w sumie jest to bardziej klopotliwa i drozsza droga niz w polskim urzedzie.ja najpierw pojechalam do polski dowiedzialam sie jakie papiery potrzebuja,pobralam wniosek wypisalam go i podpisalam przy urzedniczce na tym samym papierze upowaznilam mojego ojca do zlozenia wniosku i odbioru decyzji.wrocilam do anglii zabralam od ex meza zgode podpisana przed konsulem wyslalam ja tacie on doniosl ja do usc i w 7 dni decyzja byla wydana.mozna to samo zrobic za pomoca konsulatu


ADMINISTRACYJNA ZMIANA IMIENIA LUB NAZWISKA

Obywatel polski może zmienić imię lub nazwisko na swój wniosek złożony kierownikowi urzędu stanu cywilnego, który jest właściwy ze względu na ostatnie miejsce pobytu stałego wnioskodawcy w Polsce, a w przypadku braku takiego miejsca kierownikowi urzędu stanu cywilnego Warszawa Śródmieście, za pośrednictwem Wydziału Konsularnego Ambasady RP w Londynie.

Zmiany imienia lub nazwiska można dokonać wyłącznie z ważnych powodów, w szczególności, gdy dotycza zmiany:

- imienia lub nazwiska ośmieszającego albo nielicującego z godnością człowieka,

- na imię lub nazwisko używane w przypadku, gdy wnioskodawca faktycznie używa innego nazwiska lub imienia,

- na imię lub nazwisko, które zostało bezprawnie zmienione,

- na imię lub nazwisko noszone zgodnie z przepisami prawa państwa, którego obywatelstwo również się posiada.

Wniosek, powinien zawierać następujące dane:

- nazwisko, nazwisko rodowe i imię (imiona) wnioskodawcy (przed zmianą) oraz numer PESEL,
- stan cywilny,
- dokładne adresy za granicą i w kraju,
- nazwisko, imię o które ubiega się wnioskodawca,
- imiona małoletnich członków rodziny, których zmiana ma dotyczyć
- przyczynę uzasadniającą zmianę nazwiska lub imienia
- odpis zupełny aktu urodzenia (w przypadku, gdy jest to dokument wydany za granicą należy go uprzednio umiejscowic w polskich księgach stanu cywilnego)
- odpis zupełny aktu małżeństwa (jeżeli dotyczy) w przypadku, gdy jest to dokument wydany za granicą należy go uprzednio UMIEJSCOWIĆ w polskich księgach stanu cywilnego,
- wyrok rozwodowy (jeżeli dotyczy) w oryginale tylko polski,
- paszport polski lub dowód osobisty,
- dokument stwierdzający zmianę nazwiska lub imienia w Wielkiej Brytanii (o ile dotyczy),
- wypełnioną ANKIETĘ (wg. załączonego wzoru)
Uwaga: wyszystkie dokumenty sporządzone w języku obcym powinny być przetłumaczone na język polski.

Zmiana nazwiska rodziców rozciąga się na małoletnie dzieci. W przypadku gdy wniosek obejmuje osobę małoletnią, która ukończyła 13 rok życia wymagana jest również jej pisemna zgoda (potwierdzona przez konsula). Jeżeli zmiana nazwiska dotyczy tylko jednego z rodziców rozciągnięcie jej na małoletnie dziecko wymaga pisemnej zgody drugiego z rodziców.

Opłaty związane z realizacją sprawy:

Opłata za przekazanie wniosku o zmianę imienia lub nazwiska właściwemu kierownikowi urzędu stanu cywilnego, doręczenie decyzji za pośrednictwem wynosi - 42 GBP.

Dodatkowo za sporządzenie poświadczenie zgodności odpisu lub fotokopii załączonych do wniosku dokumentów konsulat pobiera opłatę w wysokości 26 GBP za każdy dokument.

W przypadku załączenia do dokumentacji tłumaczenia dokumentu zagranicznego na język polski sporządzonego przez tłumacza miejscowego Wydział Konsularny pobiera opłatę w wysokości 26 GBP za sprawdzenie i poświadczenie zgodności tłumaczenia za każdą rozpoczętą stronę tłumaczenia.

Opłaty można wnosić gotówką w kasie urzędu lub czekiem bądź Postal order wystawionym na Polish E

W Polsce moje dziecko jest zarejestrowane z tym nazwiskiem jakie ja mam , tylko tu bylismy zmienic nazwsiko na jej ojca poniewaz pierwszy rejestr dziecka byl w UK. a pozniej kiedy chcialam zalatwic cos w Pl zaczely sie problemy nawet ze mniana nazwiska na takie jekie tu zminilismy bo w naszych urzedach nie wiedza jak to zrobic. wiec w Pl to juz zostalo nie zmienione i chcemy tu ponownie zmienic na wczesniesze. zeby w 2 krajach dziecko nie mialo 2 nazwsisk. Czyli na nazwisko moje to jakie ma w Pl USC. zagmatwalam cos....

[/LIST]
greta jezeli to polskie USC nie uznaje zmiany w deed.pool to moze nic nie musze riobic tak jakby nigdy nie bylo to nazwisko zmienione... tylko ze cos mi nie gra. pytalam prawnika to mowil ze popelniam przestepstwo wobec dokumentom jezeli nie zglosze zmiany w PL, z kolei w PL chca ten dokument z apostill to sa dodatkowe koszta. wiec wolalabym zmienic jednak tu na to nazwsiko jakie miala przedtem i problem z glowy...chyba

dokladnie nic nie musisz robic jedziesz do konsulatu skladasz dokumenty o paszport dla dziecka musisz miec metryke zgode ojca i twoja i dziecko bedzie mialo twoje nazwisko w paszporcie ktory mu wyrobisz.z linka ktory zamiescila elizaglasgow wynika ze tutaj nie zmieniaja nazwiska w metryce"In the UK the process is simple. You start life known as X. This is what is on your birth certificate and it is never changed. You change your name later on to Y but your birth certificate with X on is still valid".jesli wszedzie bedziesz uzywac nowego nazwiska twojej dziecka-twojego nazwiska,bedziesz poslugiwac sie jego polskim paszportem nikt nie bedzie wiedzial ze w metryce ma inne nazwisko bo skad dla swietego spokoju zmienilabym jemu/jej tez nazwisko przez deed poll tak aby i tu bylo legalnie.

"In the UK the process is simple. You start life known as X. This is what is on your birth certificate and it is never changed. You change your name later on to Y but your birth certificate with X on is still valid".

tzn ze jezeli pierwsze nazwsiko X miala moje a pozniej jak ojciec uznal i zmienione zostalo na Y czyli nawz. jego to nadal wazne jest to pierwsze nazwisko X i nie musze juz sie martwic w Pl zeby zmieniac na to nazw.Y ?? prosze powiedzcie mi ze dobrze rozumiem.
a przez to deed pool moge zmienic ponownie to Y na X? czyli na moje? ...ale mieszam....i byloby juz wszedzie to samo...

Urodzilam dziecko w UK wiec certyfikat urodzenia jest umiejscowiony tutaj. Z tego co napisaliscie rozumiem ze zmiany do Brytyjskiego Aktu Urodzenia moga byc wprowadzone przez Deed Poll, przy czym ten musi byc zalegalizowany do uzytku w Polsce uzywajac Apostille.
Z tymi dokumentami udaje sie do USC w Polsce, gdzie na ich podstawie Polski Certyfikat Urodzenia dziecka zostaje zmieniony.
Dopiero na podstawie Polskiego Certyfikatu Urodzenia moge starac sie o wymiane paszportu dziecka w Polsce.

Problem w tym, ze jezeli zmiany na podstawie Deed Poll zostana wprowadzone w UK przed moim wyjazdem, wtedy paszport dziecka bedzie nie wazny, co wiaze sie ze sporymi problemami na granicy...
Myslicie ze uda mi sie zalatwic nowy paszport dla dziecka na podstawie Deed Poll i Apostille w Ambasadzie RP w Londynie?
Pozdrawiam