Jak zostać prawą ręką szefa?

Sekretarka nie jedno ma imię
Spoglądając na oferty pracy zauważysz, że podobne stanowiska określa się tu na wiele sposobów.  Mamy więc sekretarki, asystentki, administratorów, kontrolerów dokumentów, managerów biurowych, itd., itp. 
Podejmując tego typu pracę, możesz także spodziewać się bardzo szerokiego zakresu obowiązków – od odbierania telefonów i kontaktu z klientem, poprzez organizowanie życia szefa – jego podróży, spotkań, konferencji, codziennego zarządzania biurem, administracji, elementów księgowości i marketingu.  Dużym plusem tego rodzaju zatrudnienia jest właśnie różnorodność.
Jeżeli obawiasz się, że twój angielski nie jest na odpowiednim poziomie, poszukaj na początek posady administracyjnej. Bez częstego kontaktu z klientem, będziesz miała szansę stopniowo i w miarę bezstresowo opanować niezbędne umiejętności i nabrać pewności siebie.

Nie tylko język
Czego może oczekiwać twój pracodawca poza kompetencją językową? 
Jednym z głównych wymogów jest maszynopisanie metodą bezwzrokową, przy użyciu wszystkich dziesięciu palców (touch typing). W wielu krajach jest to jeden z podstawowych przedmiotów nauczanych w szkole średniej. Niestety nie u nas.
Minimalna szybkość to 45 słów na minutę, chociaż niektórzy pracodawcy wymagają nawet 60 – 70. Oczywiście zależy to od rodzaju posady i twoich przyszłych obowiązków. Jeżeli na co dzień musisz przebrnąć przez masę korespondencji, posługiwanie się dwoma palcami wskazującymi może znacznie przedłużyć twoje godziny pracy...
Rzadziej poszukiwaną umiejętnością jest maszynopisanie ze słuchu (audio typing). Polega ono na jednoczesnym słuchaniu nagrania i odtwarzaniu go w formie najczęściej listu, raportu lub innego dokumentu. Służy do tego specjalny magnetofon zaopatrzony w słuchawki i pedał, który umożliwi ci zatrzymanie lub cofnięcie taśmy. 
Jeżeli nie miałaś nigdy do czynienia z maszynopisaniem, nic straconego. Jest wiele stron internetowych, które oferują bezpłatne lekcje (np. www.learn2type.com).  Interaktywne ćwiczenia na każdym poziomie pomogą ci w szybkim opanowaniu podstaw.
Z pakietu MS Office, będziesz musiała wykazać znajomość programów Word, Excel oraz Outlook. Dodatkowym atutem, szczególnie jeśli interesuje cię posada PA jest znajomość Powerpoint. 
Może warto zainwestować w odpowiedni kurs i zwiększyć swoje szanse na znalezienie zatrudnienia? Zerknij choćby na stronę www.floodlight.co.uk. Jest to oficjalny przewodnik po kursach oferowanych w Londynie przez rządowo dotowane uniwersytety, college i ośrodki kształcenia dorosłych. Inną opcją są krótkie szkolenia komputerowe, których wybór jest na rynku olbrzymi.

Szukajcie a znajdziecie
Zakładając, że wyposażyłaś się w niezbędną wiedzę, pora zacząć rozglądać się za odpowiednią ofertą pracy. Gdzie zacząć? Czego się spodziewać?
Tradycyjną metodą jest wyszukiwanie ogłoszeń w prasie, choćby znanym przez wszystkich „TNT”, „Loot”, czy też „Evening Standard”.  Ogłaszają się w nich zarówno pracodawcy, jak i agencje rekrutacyjne. Tych drugich jest znacznie więcej i zwłaszcza duże firmy preferują korzystanie z ich usług. Pozwala im to zaoszczędzić czas i daje do pewnego stopnia gwarancję, że polecony kandydat został sprawdzony pod kątem oferowanej posady.
W wypadku ogłoszenia zamieszczonego bezpośrednio przez pracodawcę, zwykle zostaniesz poproszony o przesłanie pocztą lub faxem CV, wraz z krótkim listem (cover letter), tłumaczącym dlaczego uważasz się za odpowiedniego kandydata do tej pracy.
Poradę na ten temat jak pisać CV i cover letter, wraz z gotowymi wzorami życiorysów, możesz znaleźć choćby na stronie:  www.cvtips.com.   
Doskonałą metodą szukania pracy jest korzystanie z Internetu.  Oto adresy niekstrony:
*) www.totaljobs.co.uk
*) www.officerecruit.co.uk
*) www.monster.co.uk
*) www.workthing.com
Na każdej z nich możesz się zarejestrować, załączając CV i stworzyć swój własny profil, określając rodzaj szukanej posady, dokładną lokalizację, wysokość pensji.  Umożliwi ci to szybsze wyszukiwanie odpowiednich ogłoszeń. Możesz również poprosić o codzienne otrzymywanie tego typu ofert do skrzynki. Rejestracja jest szybka i wystarczy jej dokonać tylko raz, aby korzystać z wszystkich ich dobrodziejstw. Naprawdę warto. 

Rejestracja krok po kroku
Odpowiadanie na oferty jest niezwykle proste – za jednym kliknięciem twoje CV zostaje wysłane do adresata, który zwykle jest agencją rekrutacyjną. Jeżeli jej przedstawiciel uzna, że jesteś odpowiednim kandydatem, zostaniesz zaproszona do siedziby agencji, w celu zarejestrowania się.
Pamiętaj, że na im więcej ofert odpowiadasz, tym większa szansa na sukces.  Konsultanci w agencjach rekrutacyjnych codziennie przeglądają przysyłane do nich CV. Jeżeli nawet dana oferta nie jest już aktualna, bądź nie masz wszystkich wymaganych kwalifikacji, mogą zaoferować ci coś równie interesującego.
Rejestracja w wielu agencjach rekrutacyjnych jest kluczem do znalezienia pracy. Agencje niechętnie umawiają się na rozmowy bez uprzedniego zapoznania się z twoim CV – jeżeli nie mają ci nic do zaoferowania, wolą uniknąć dość długiego procesu rejestracji. Szukając agencji możesz na początek zwrócić się do Office Angels, Roc, Huntress albo Brook Street.
Na czym więc polega proces rejestracji? Pierwszy etap stanowi zwykle test twoich umiejętności komputerowych (Word i Excel) oraz maszynopisania. Służy do tego specjalny program, który podlicza ilość poprawnych odpowiedzi i ilość napisanych słów na minutę. Jeżeli wymaga tego dany pracodawca, możesz być również poproszona o wykonanie testu sprawdzającego znajomość Powerpoint lub umiejętność maszynopisania ze słuchu.
Pamiętaj, że nie jest to egzamin. Nie możesz go nie zdać.
Celem jest określenie twojego poziomu, co pomoże konsultantowi dopasować oferty pracy do twoich możliwości. Nie ma więc się czego bać. Po skończeniu testów możesz się spodziewać rozmowy na temat osiągniętych wyników, twojego doświadczenia oraz możliwości zatrudnienia.
Jeżeli w danym momencie nie ma dla ciebie nic odpowiedniego, nie zrażaj się. Przypominaj o sobie co kilka dni telefonem lub mailem. Takich osób jak ty, jest wiele i masz dużo większe szanse na sukces, jeśli w agencji zapamiętają twoje imię.

Na trochę czy na dłużej?
Będziesz musiała również podjąć decyzję, czy bardziej odpowiada ci zatrudnienie stałe (permanent), czy tymczasowe (temping). Każde z nich ma swoje plusy i minusy.  Posada stała oznacza większą stabilność, 20-25 dni wakacji w roku, plus święta państwowe i płatne chorobowe. Często też wiąże się z otrzymywaniem dodatkowych korzyści, takich jak składka emerytalna, czy nie oprocentowana pożyczka na roczny bilet metra. Minusem jest dłuższy okres wypowiedzenia (po kilku miesiącach pracy zwykle 3-4 tygodnie) oraz wypłata miesięczna, nie tygodniowa.
Zatrudnienie tymczasowe daje dużo większą swobodę, ale mniej pewności co do jutra. Czasem jest to zastępstwo za pracownika, który wyjechał na wakacje lub jest na urlopie macierzyńskim. Wówczas trwa ono od kilku tygodni do kilku miesięcy.
Innym rodzajem jest zatrudnienie tymczasowe na okres nieokreślony (ongoing temping).
W obu przypadkach pracodawca może się ciebie pozbyć właściwie z dnia na dzień, bez podania przyczyny. Finansowo tego typu kontrakt może być jednak bardziej korzystny, o ile nie zamierzasz wybierać się na wakacje lub chorować. Za to nikt ci niestety nie zapłaci. Z drugiej strony, jest to dobry sposób na zdobycie doświadczenia bez wiązania się z firmą. Nie jest również powiedziane, że przy odrobinie szczęścia praca tymczasowa nie przeistoczy się w stałą posadę.
Coraz częściej firmy preferują zatrudnianie na zasadach tymczasowych, co daje im szansę poznać przyszłych pracowników i upewnić się, że stałe zatrudnienie oferowane jest właściwej osobie.
Jeżeli więc planujesz spędzić w Wielkiej Brytanii tylko kilka miesięcy, „temping” jest doskonałym rozwiązaniem. Jeśli jednak planujesz zostać na dłużej, warto pomyśleć o czymś bardziej stabilnym.

Zanim pójdziesz na interview
Załóżmy więc, że jedna z agencji oznajmiła ci, że twoje CV spodobało się klientowi i jesteś zaproszona na interview. Zwykle twój konsultant poradzi ci, jak najlepiej się do niego przygotować i czego oczekiwać. Jeżeli agencja współpracuje z tą samą firmą od jakiegoś czasu, taka pomoc konsultanta może się okazać bezcenna.
W każdym jednak przypadku dobrze jest pamiętać o pewnych podstawowych zasadach. 
*) Zajrzyj na stronę internetową firmy, w której starasz się o pracę.  Powinnaś mieć o niej przynajmniej ogólne pojęcie.
*) Ubierz się schludnie. Nawet jeśli twój pracodawca na co dzień nie wymaga formalnego ubioru, będzie go oczekiwał podczas rozmowy kwalifikacyjnej.
*) Zastanów się nad swoimi odpowiedziami – pewne pytania da się przewidzieć, szczególnie te dotyczące twojego CV, poprzedniej pracy, planów na przyszłość.
*) Pomyśl również o pytaniach, które ty możesz zadać pracodawcy- na temat stanowiska, o które się ubiegasz albo działalności firmy.
*) Zerknij na stronę www.alec.co.uk/interview.  Znajdziesz tam poradę na temat pisania CV, sposobów szukania pracy, typowych pytań zadawanych podczas rozmowy kwalifikacyjnej, negocjowania płacy i… błędów najczęściej popełnianych przez starających się o pracę.
***
Potraktuj to jako doświadczenie. Konkurencja jest niemała i często o jedną posadę ubiega się wiele osób. Zarejestruj się w kilku agencjach i odpowiadaj jak najczęściej na ogłoszenia. Wytrwałość musi w końcu popłacić.

Monika Crouse

wyślij znajomemu

Dodaj artykuł do: